昨日書いた内容を読み返していて、もう一つ思い出しました。
当社が10年以上にわたって懇意にしているウェブデザイナーさんの話です。

その方は、提出された案に対して私が変更を依頼し、対応し、また確認し、再度変更を依頼し…というやり取りを繰り返す中で、必ず「対応しました。ご確認ください。」というメールにテストページのURLを添えてくれるのです。

テストページのURLは、最初のメールにすでに記載されています。そのため、本来であれば毎回載せる必要はありません。私自身も、一度記載すれば繰り返すことはあまりありません。

しかしこの方は、相手の利便性を考え、毎回のメール本文に「このURLからご確認ください」とURLを添えてくれるのです。

確かに、これがあると元のメールを探したり、ブックマークを探したりする手間が省けます。メール本文のリンクをクリックするだけで確認できるので、最も簡単でスピーディーです。

これは、昨日書いた「約束の日時を繰り返す」という話とまったく同じです。

例えば、「必要書類はこちらをご確認ください」とメールに書くのであれば、そのリンク先の内容や添付資料にある必要項目をコピーしてメール本文に貼り付けておくだけでも、読む側の手間は大きく減ります。さすがに100項目、200項目もある場合は別ですが、数項目のリストであれば都度コピペしておくことは十分に現実的です。

わずかな作業でありながら、それによって相手の時間を節約し、業務を少しでも効率化できるのであれば、ぜひ実践すべきだと思います。