時々、大企業のお客様で、システム部や広報部などに新しく配属された担当者の方からメールアドレス作成やホームページ変更などの依頼を直接いただくことがあります。

もちろん、事前にこれまでの担当者や上司の方から紹介があれば問題ありません。しかし、何の前触れもなく突然連絡が来ると、私たちとしても戸惑ってしまいます。

例えば、上司をCCに入れた上で、「新しくX社のシステム担当になりました山田太郎です。上司の鈴木から指示を受け、ご連絡しております」といった説明があればまだ良いのですが……。多くの場合、いきなり「○○商事の清水です。新しいメールアドレスを作成してください」とだけ書いてくるのです。そう言われても、こちらとしては簡単に対応するわけにはいきません。

メールアドレスは会社のライフラインですし、ホームページは会社の顔です。どちらも企業にとって極めて重要な資産のはずです。私たちは、お客様から信頼をいただき、その大切な資産を預かっている立場でもあります。

一方、まれにお客様側でもメールアドレスやホームページを、そこまで重要なものだと強く意識されていないケースがあります。しかし、だからといって、これまで一度もやり取りのなく面識もない人からの依頼を「はい、分かりました」と受けるわけには絶対にいきません。悪意がある第三者からのなりすましメールだってあるのです。

私たちは常に、「お客様から信頼を受け、大切なものを任されている」という意識を持ち、責任を持って管理していきたいものです。