SOPとは英語Standard Operating Procedureの略で、日本語で言うと一番近いのが手順書です。

マニュアルや取扱説明書にも似ているのですが、マニュアルや取扱説明書は特定の商品やサービスについて広く網羅しているのに対し、手順書はあくまで特定のプロセスの手順を書いてあるのみなので、厳密には異なります。

さて、こうしたSO Pが完備されている会社は、日本では意外と少ないものです。皆さんも決められた手順書が社内にあって、それに従って仕事をしているという人は少ないのではないでしょうか。

これをきっちりとシェアすることにより、仕事を担当者が勝手に判断して行うという属人化を防ぐことができ、効率を大きく改善することができるものです。

何度も見直され改善されたSOPに従えば作業の無駄は極めて少なく、ミスを防ぐ仕組みにもなっているはずです。これがないことにより無駄な作業が増えるばかりか、ミスが増えると言うわけです。そしてさらに、SOPがない場合は担当者に依存するため、品質にムラができてしまいます。最悪、その人がいない時、あるいは辞めたときには誰も対応ができなくなるわけです。

これでは組織としての意味を成しません。生産性も極めて悪くなります。

企業である限り、規模の大小にかかわらず、時間と手間をかけてでもきっちりとしたSOPを社内で作りシェアすることは、いろいろな意味でとても大切です。