昨日書いたメールが受信できない話に関連します。

初期の頃に比べ、最近では重たいファイルも簡単に添付で送れるようになりました。かつてなら5MBもあるファイルを添付するとそれだけでエラーになることもあったのに、今では20MB、いや100MBくらいのファイルを添付することだってあります。

しかし、だからといって重たいファイルを添付して良いわけではありません。それが原因で他のメールを送受信できなくなることがありますし、それだけで相手のメールボックスを一杯にしてしまう可能性だってあります。

そこで重たいファイルを送る代わりの方法をいくつか書いておきます。

【解決方法A】クラウドサービスでシェアする
例えばエクセルファイルなら、エクセルを使わずにクラウド上のGoogleスプレッドシートを使い、そのシートのURLを相手とシェアすれば、ファイルそのものを送る必要はありません。また、更新する際もファイルは複数発生せず、常に1つのファイルのみで済みます。同じファイルをアップデートし、相手に知らせるのみです。同時アクセスもできますし、同時に作業していくこともできます。

また動画ならYouTubeにアップすれば、動画ファイルは送らずにURLを送るだけですみます。写真ならGoogle Photoとか、iPhoneユーザーならiCloudとかにアップすれば、上記と同じくURLだけですみます。

【解決方法Ｂ】ファイルをクラウドストレージにアップする
ドロップボックスなどクラウド上のフォルダに重たいファイルをアップすれば、同じくそのURLを送るだけです。解決方法Aと違い、この方法ならエクセルでもワードでも、元の形式のままでシェアすることができます。

【解決方法C】転送サービスを使う
上記Bの方法に似ていますが、ファイル転送サービスを使う方法も一般的です。ギガファイル便、Firestorage、データ便などが多く使われていると思います。無料または少額で簡単に利用できるので、便利です。

重たいファイルがメールで送れるからといって、送っていいわけではありません。特に外部のお客様に対して重たいファイルを送ってしまうと迷惑が掛かることもあるので、注意が必要です。