随分前に私が習ったことですが、今でも痛感することが日々あります。

何かの郵送を依頼するときに、「それでは郵送してください。」というメールを出すのであれば、同時に「宛先はこちらです。」と住所や部署名・担当者名を書いておくのがビジネス常識ですし、それにより一往復減らせるものです。にもかかわらず、書かずに出す人が一定数いるのは事実です。あるいは大企業なのに会社の住所だけしか書かずに送り、「どちらの部署ですか？」とか「経理課の鈴木様あてでよろしいですか？」というような一往復を無駄に発生させてしまうこともあります。

WEBミーティングの日程を決めるメールでも同じです。

「では、3月31日14時開始にしましょう。」と書いて出すと、次に「ZOOMのリンクを送ってください。」または「ZOOMを設定したので送ります。」となることは明白です。それなら最初の日程決定メールであと1分時間をかけてZOOM会議を設定し、あらかじめリンクをつけておけば、一往復少なくて済むわけです。

金額のやり取りもしかり。見積書ならさすがに必要な項目を漏らすことは稀ですが、単なるメールで交渉中の段階で、「合計ｘｘ円です。」「消費税は含まれますか？」「含まれます。」「前払いですか？後払いですか？」というようなやり取りは、ありがちです。見覚えある人も多いのではないでしょうか？

チャットのやり取りだったまったく同じです。チャットの方が簡単に書けてしまうため、無駄なやり取りが多く発生しやすいはずです。

書類を印刷して郵送するのと比べ、メールやチャットは簡単な反面、無駄な往復が増えている気がします。

送信ボタンを押す前に、一発で済ませることを考えるよう、常に心がけたいものです。