社員100名程度の中堅企業に勤める友人からそんな話を聞いて、ふと考えてしまいました。

彼が部長を務める部署では、10人程度いる部下がほぼ全部のメールのCCに彼を含めるそうです。念のため仕事内容を上司にも伝えておこうと言うのが目的だと思いますが、10人もいる人のメールが全て入ってきたのでは、ものすごい数になってしまいます。

そして、それ以外に部内の共有メールアドレス、全社の共有メールアドレス、役職者の共有メールアドレス…などがあり、それらの共有メールアドレスに送るとその関係者全員に一斉にメールが送信されるということです。これも1つ2つならともかく、その数が増えていくにつれ、乗数効果的なすごい勢いでメールの数が増えてくるに違いありません。

さらに、メールは常に自分の携帯アドレスに転送するように設定しているそうです。一体どれだけの数のメールが毎日携帯に送られてくるのか、ちょっと想像がつきません。

で、私が疑問に思うのは、この人はこれらのメールを全てチェックして内容を全部理解しているのかということです。もちろん、そんな事ができる人間はいませんね。

恐らくほとんどのメールをスルーしてることでしょう。その中からどうやって大事なメールを見分けてチェックしているのか、私から見れば不思議です。

今回聞いた話、実は他社でも何度となく聞いたことがあります。

その一方、今はクラウドの時代であり、AIの時代であります。今のツールを上手に使いこなせばメールを使わなくても情報は簡単に共有できるものです。

旧態依然としたメールの使い方は、まだメールが少ない時代はよかったものの、多くの人が毎日数十通発信している今の時代では非常に非効率です。これだけで1日何時間も費やしてしまっては、本末転倒です。

ぜひ思い切って会社内でのメールの使い方を抜本的に見直し、効率化を進めることをお勧めします。